Réconciliation comptable automatisée

Présentation générale

Les exports comptables sont des fichiers qui récapitulent l'ensemble des transactions intervenues sur votre compte entre deux dates données.
Vous pouvez générer et télécharger autant de rapports que vous le désirez directement depuis votre dashboard, dans l'onget "compatibilité" puis "Exports - Comptabilité" :

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Cette méthode manuelle convient à un certain nombre de marchands, mais vous pourriez avoir besoin d'automatiser la réconciliation de vos ventes Alma avec votre comptabilité si vous traitez des flux importants.
Cette section aborde les solutions qu'apporte notre API pour vous permettre l'automatisation de votre réconciliation.

Nous proposons deux approches :

  • Déclencher la génération d'un fichier d'export comptable (CSV ou XLSX), puis télécharger celui-ci via l'URL fournie par l'API une fois la génération terminée.
    Voir le guide

  • Utiliser notre API de transactions comptables, qui fournit le même contenu que les fichiers d'export mais sous forme de listes JSON paginées.
    Voir le guide

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Dans les deux cas, en fonction des objectifs de votre rapprochement, il peut y avoir quelques subtilités que nous détaillons ci-dessous.

Rapprochement des ventes

Si vous cherchez principalement à faire un rapprochement de vos ventes et de leurs montants avec celles existant chez Alma, les deux méthodes peuvent être utilisées à tout moment pour récupérer les paiements sur une période donnée et effectuer ce rapprochement sur la base des montants retournés et des références de transaction ou de commande.

Il n'y a donc ici pas de difficulté particulière !

Rapprochement bancaire

Si vous cherchez à effectuer un rapprochement bancaire sur la base des virements Alma que vous recevrez, alors il faut que vous soyez en mesure d'identifier dans nos données les paiements qui auront été inclus dans tel ou tel virement.

Dans ces données ou les fichiers comptables, nous associons toutes les transactions à un ID de virement, ainsi qu'à sa date et son libellé. Cependant pour que cette association existe, il faut que le virement ait déjà été traité par nos systèmes.

Temporellement cela signifie que :

  • Si vous déclenchez vos process de rapprochement bancaire à réception du virement Alma, vous pourrez retrouver les données de transaction enrichies des informations de virement dans lesquelles elles ont été prises en compte.

  • Si vous comptez traiter et collecter les informations en avance de phase, il est préférable de traiter les transactions du jour J à J+n+1, où n est le délai de virement de votre compte (généralement, 1 ou 7 jours) – ainsi les données renvoyées contiendront bien les informations du virement initié de notre côté.